Seit dem 01.01.2025 tritt eine neue Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege und Rechnungen in Kraft. Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) sieht eine Fristverkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre vor. Dieses Gesetz wurde am 26. September 2024 vom Bundestag verabschiedet und ist zum 01.01.2025 wirksam.
Ein Buchungsbeleg ist dabei ein Nachweis für einen Geschäftsvorfall. Zu jeder Buchung im Unternehmen muss nachvollziehbar sein, welchen Hintergrund sie hatte. Daher kann ein Buchungsbeleg zum Beispiel Folgendes sein:
- Lohnabrechnungen
- Rechnungen an Kunden oder von Lieferanten
- Bankbelege
- Bewirtungsbelege
- Kassenbelege
- Quittungen
Für die Frage, wie lange welche Unterlagen aufzubewahren sind, dient folgende Orientierung:
10 Jahre - für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
8 Jahre - für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) werden ab 2025 die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB).
6 Jahre - für alle sonstigen Unterlagen
Wie sind Belege aufzubewahren?
Die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Rechnungen sind eindeutig vom Gesetzgeber festgelegt worden. Laut den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten für Rechnungen dieselben Anforderungen wie für alle anderen buchhalterischen Unterlagen. Diese Grundsätze wurden 2014 vom Bundesfinanzministerium (BMF) eingeführt und basieren auf der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Besonders § 14b UStG enthält spezifische Bestimmungen zur ordnungsgemäßen Archivierung von Rechnungen.
Die GoBD verlangen, dass alle steuerrelevanten Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar sowie maschinell les- und auswertbar für alle Zugriffsarten dem Betriebsprüfer vorzuhalten sind. Das betrifft alle Unterlagen, die für Steuer und Buchhaltung relevant sind, wie zum Beispiel Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder Angebote.
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