Was ist ein digitaler Rechnungsworkflow?

Der digitale Rechnungsworkflow stellt die typische manuelle Verarbeitung einer Rechnung vom Eingang bis hin zur Buchung elektronisch nach. Die Digitalisierung optimiert und automatisiert typische Abläufe in einem Unternehmen. So kann in der Verwaltung Zeit und Geld gespart werden.

Viele Schritte fallen beim Vergleich der papiergebundenen mit der elektronischen Bearbeitung von Vorgängen bzw. sie werden von einer Software übernommen. Ebenso wird für die Umwelt Gutes getan. Es werden weniger Papiere ausgedruckt und per Post verschickt, sobald ein Unternehmen mit einer digitalen Ein- und Ausgangsrechnung arbeitet.

Welche Vorteile gibt es?

• Rechnungen können leicht importiert und verarbeitet werden
• Beschleunigter Ablauf
• Weniger Übertragungsfehler
• Erhöhte Transparenz in der Rechnungsverarbeitung
• Geringere Kosten
• Skontofristen werden eingehalten

Der Ablauf eines digitalen Rechnungsworkflow

Mit der Erfassung von Eingangsrechnungen via E-Mail oder der Digitalisierung von postalischen Rechnungen auf Papier beginnt der Prozess des digitalen Rechnungsworkflow. Anschließend wird die Rechnung in die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Dort wird die Rechnung geprüft, gegebenen falls korrigiert und anschließend zur Buchung freigegeben. Ist ein Buchhaltungssystem an den Workflow angeschlossen, wird die Rechnung automatisch übergeben. Nach der erfolgreichen Bearbeitung kann die Rechnung elektronisch archiviert werden und ist damit gesetztes konform gespeichert.

Durch die browserbasierte Technologie kann der Rechnungsworkflow von jedem Ort zu jeder Zeit angesehen und bearbeitet werden, sodass eine Weiterverarbeitung nicht nur im Büro und Homeoffice erfolgen kann, sondern sogar weltweit alle Vorgänge abgerufen und bearbeitet werden können.