Digitale Lösungen für das Dokumentenmanagement werden immer häufiger in Unternehmen eingesetzt. Es gibt viele rechtliche Anforderungen an das Scannen und die Aufbewahrung der Dokumente. Viele Anwender sind sich unsicher darüber, was erlaubt ist und was nicht. So entstehen immer wieder irrtümliche Aussagen. Mit diesem Beitrag wollen wir ein paar davon erklären und richtigstellen.
Farbdokumente müssen in Farbe gescannt und archiviert werden –
Laut GoBD, Randziffer 137, können farbige Dokumente in schwarz-weiß gescannt werden, wenn der Farbe keine Beweisfunktion zukommt. Auch, wenn Logos oder Unterschriften Farbanteile enthalten. Beispiele: Minusbeträge in roter Farbe oder Vermerke in unterschiedlichen Farben müssen nicht farbig archiviert werden. So sparen Sie Speicherplatz in Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS).
Eingangsrechnungen müssen nach dem Scannen aufbewahrt werden –
GoBD, Randziffer 140 erlaubt das Vernichten von Papierrechnungen, sofern sie nicht nach anderen gesetzlichen Vorschiften oder innerbetrieblichen Regelungen im Original aufzubewahren sind. Bereits seit 25 Jahren erlaubt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) Papierrechnungen nach dem Scannen zu vernichten – ersetzendes Scannen.
Gescannte Belege dürfen nicht optimiert werden –
Bildverbesserungen wie schwarze Ränder entfernen oder durchscheinende Rückseite herausfiltern sind grundsätzlich erlaubt, wenn dabei die GoBD eingehalten werden. Nur bei bestimmten Dokumenten verlangt die GoBD die bildliche Gleichheit, also ein visuelles „Abbild“ des Papieroriginals. Alle anderen Dokumente müssen nur inhaltlich identisch sein. Für Dritte, beispielsweise einen Betriebsprüfer, müssen alle relevanten Informationen lesbar sein.
Nach 10 Jahren müssen Dokumente aus dem Dokumentenmanagement-System gelöscht werden –
Die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) regeln die Aufbewahrungspflichten und -fristen von steuerlich relevanten Dokumenten. Beide schreiben keine Vernichtungspflicht nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vor. Ausnahmen gibt es beim Datenschutzrecht. Die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) legen fest, dass Unterlagen, die nicht mehr für die Geschäftstätigkeit benötigt werden, zeitnah vernichtet werden sollen.
Um die Übersichtlichkeit im DMS zu erhalten und Speicherplatz zu sparen, sollten Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden oder vernichtet werden müssen, nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Welches Dokument nicht mehr notwendigerweise aufzubewahren ist, lässt sich nur einzelfallbezogen entscheiden.
Jede E-Mail muss archiviert werden –
Emails, die nur als Transportmedium, zum Beispiel zur Übermittlung einer Rechnung im PDF-Format gesendet werden und keine steuerrelevanten Informationen enthalten, müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn Beschäftigte ihr E-Mail-Postfach privat nutzen, dürfen die privaten E-Mails auf keinen Fall archiviert werden. Alle E-Mails, die die Funktion eines Handels-, Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs erfüllen, fallen unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und müssen archiviert werden.
Das Wort „papierloses Büro“ gibt es bereits seit 40 Jahren. Ein Zeitungsartikel der „Washington Post“ hat den Begriff damals zum ersten Mal aufgriff. Heute sind viele Unternehmen noch nicht bei einem papierlosen Büro angekommen, aber schon einen ganzen Schritt weiter! Besonders in den letzten Jahren haben sich viele digitale Dokumentenmanagement-Systeme entwickelt, die es Unternehmen immer leichter machen Prozesse und Workflows zu digitalisieren. Für jede Unternehmensgröße gibt es heute digitale Lösungen und moderne DMS.
Hinweis:
Wegen der sich stetig ändernden Rechtslage übernehmen wir keine Garantie für die zukünftige Gültigkeit dieses Beitrags.