5 Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software:

Eine Dokumentenmanagement-Software, abgekürzt DMS, ist Ihr moderner, sicherer und mobiler Aktenkeller. Ganz ohne Staub und immer top aktuell.

1. Sie sortiert Ihre Dokumente:

Mit nur wenigen Klicks stellt Ihnen ein DMS-System das gesuchte Dokument direkt zur Verfügung. Mit der Schlagwortsuche können Sie schnell das richtige Dokument finden. Es ist auch möglich, mehrere Suchbegriffe zu kombinieren und als Filter dauerhaft zu speichern.

2. Sie ist GoBD-konform:

Das DMS-System erstellt nach jeder Änderung eine neue Dokumentenversion und speichert diese ab. Kein Benutzer kann Inhalte oder Änderungen überschreiben oder löschen. Durch diese lückenlose Transparenz aller Bearbeitungsschritte halten Sie mit einer Dokumentenmanagement-Software automatisch alle gesetzlichen Vorschriften ein.

3. Sie vereinfacht Ihre täglichen Prozesse:

Automatisierte Workflows eines DMS-Systems unterstützen tägliche Routineaufgaben und Abläufe in Ihrem Unternehmen, wie den Rechnungseingang und gestalten sie deutlich effizienter. Mit einer Dokumentenmanagement-Software sparen Sie Zeit, Personalaufwand, Kosten und Platz!

4. Sie verbessert und zentralisiert die Kommunikation:

Wenn Sie ein Dokument in dem DMS-System bearbeiten, können Sie Notizen und Anmerkungen für Kollegen hinterlegen. Jeder, der das Dokument nach Ihnen bearbeitet, sieht Ihre Anmerkungen und alle Involvierten haben automatisch den gleichen Informationsstand. Anders als bei Post-it’s, Notizen die in Schubladen liegen bleiben oder mündlichen Absprachen, die nur das halbe Team mitbekommt.

5. Sie unterstützt Sie mobil:

Eine moderne Dokumentenmanagement-Software bietet Ihnen die Möglichkeit über einen Webclient oder eine App von überall auf Ihre Dokumente zuzugreifen. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung und können dann auch kurzfristig im Meeting oder bei einem Kunden das gesuchte Dokument in dem DMS-System suchen und öffnen.