GoBD 2020 - das sind die Änderungen:
Am 28. November 2019 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine neue Version der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD, auf seiner Internetseite veröffentlicht. Die neue Fassung gilt seit dem 01.01.2020 und die vorgenommenen Änderungen sind punktuell.
Unternehmen sollten immer wieder prüfen, ob sie die Anforderungen der GoBD erfüllen, damit sie bei der nächsten steuerlichen Außenprüfung keine Probleme oder Strafen bekommen. Immer eingehalten werden müssen, die Grundsätze der GoBD: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Werden die Anforderungen nicht richtig umgesetzt, kann es passieren, dass das Finanzamt digitale Belege nicht anerkennt.
Da kleinen und mittleren Unternehmen vor allem die Datenträgerüberlassung oft Probleme bereiten, hat das BMF zusätzlich zu den Änderungen der GoBD ein Dokument mit weiteren Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht.
Die punktuellen Änderungen der GoBD 2020 spiegeln die aktuelle Situation der Unternehmen und der IT-Landschaft dieser besser wider.
Doch was genau ändert sich in 2020?
Digitalisierung von Belegen
Rz. 130 Mobiles scannen:
Es ist erlaubt, Belege mit dem Smartphone zu fotografiert, anstatt sie zu scannen, so lange die Anforderungen der GoBD erfüllt werden. Dies bedeutet eine große Reduzierung des Arbeitsaufwandes, da die Mitarbeiter nun selber Schritte des Prozesses ausführen können und die Übergabe, Rechnungsprüfung oder Zahlungsfreigabe deutlich schneller erfolgen kann.
Rz. 135 Elektronische Aufbewahrung (Formatkonvertierung):
Wird ein aufbewahrungspflichtiges Dokument in ein unternehmenseigenes Format umgewandelt, so müssen gemäß Rz. 135 beide Versionen archiviert werden. Sie müssen beide derselben Aufzeichnung zugeordnet, mit demselben Index verwaltet werden und die konvertierte Version muss kenntlich gemacht werden. Ab jetzt ändert sich, dass unter bestimmten Voraussetzungen die Ursprungsdatei nicht mehr aufbewahrt werden muss:
- Wenn keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen wurden
- Bei der Konvertierung gehen keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren
- Die ordnungsgemäße Konvertierung wurde in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert
- Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff werden nicht eingeschränkt
Rz. 136 Bildliche Erfassung von Papierdokumenten durch mobile Geräte im Ausland:
Die bildliche Erfassung von Belegen über ein Smartphone ist auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Rahmen einer Dienstreise im Ausland anfallen oder dort empfangen werden. Gibt es keine steuerlichen Sondervorschriften, die eine Aufbewahrung im Originalformat verlangen, darf der Beleg nach der Erfassung vernichtet werden.
Weitere Änderungen
Es gibt noch einige weitere Änderungen, zum Beispiel Rz. 15 der eine Erleichterung für Kleinunternehmen enthält, Rz. 39 die Vollständigkeit der Aufzeichnungen oder Rz.20 Definition von Datenverarbeitungssystemen in der Cloud Systeme nun ausdrücklich in Datenverarbeitungssysteme mit einbezogen werden.
Für weitere Informationen ist dieser Artikel von Haufe.de zu empfehlen. Dort werden alle Änderungen umfangreich und verständlich erklärt.
Rz. = Randziffer der GoBD
Quellen: