Mehr Nachhaltigkeit im Büro - so gelingts!
2019 spielte das Thema Nachhaltigkeit eine große Rolle und auch 2020 ist das Thema top aktuell. Nachhaltigkeit ist schon längst nicht mehr nur ein Thema für Ökos! Nachhaltigkeit ist ein Thema, das für Unternehmen eine große Chance bietet und ein wichtiger Wirtschaftsfaktor ist.
Für Unternehmen gibt es viele Möglichkeiten auf Nachhaltigkeit zu achten. Sie könnten zum Beispiel den Papierverbrauch reduzieren oder sogar komplett auf Papier verzichten. Es gibt eine Vielzahl von digitalen Lösungen, die es Unternehmen heute ermöglichen, mit sehr wenig, oder komplett ohne Papier zu funktionieren – #papierlosesBüro.
Mit einem papierlosen Büro können Sie in kurzer Zeit viel positives für die Umwelt tun. Denn die Herstellung von Papier verschlingt jährlich erhebliche Wasser- und Energieressourcen. Aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter kann durch den Einsatz von digitalen Lösungen gesteigert werden.
In kleinen Schritten zu mehr Nachhaltigkeit:
Zurück auf den Boden der Tatsachen: 100 % papierlos zu arbeiten, das ist sehr schwer umsetzbar! Oft möchten wir doch nicht vollständig auf Papier verzichten. Aber ein Großteil des Papierverbrauches kann in jedem Unternehmen schon mit wenigen Veränderungen deutlich reduziert werden:
Kopieren minimieren!
Überlegen sie zweimal: Muss das Dokument zwingend ausgedruckt werden? Könnten Sie es auch digital verschicken oder in einer digitalen Akte abgelegen? Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System können Sie jede Art von Dokument digital, sicher und rechtskonform ablegen sowie archivieren. E-Mails können Sie bequem an Dokumente anhängen. So haben Sie die komplette Korrespondenz inklusive Dokument an einem Ort gespeichert.
Entscheidungsprozesse optimieren!
Dokumente, die geprüft oder freigegeben werden müssen, werden mithilfe von hinterlegten Prozessen in Ihrem Dokumentenmanagementsystem den Prüfern automatisch vorgelegt. Diese können Dokumente, zum Beispiel Rechnungen, nun sofort und von überall prüfen. Sie müssen nicht mehr warten, bis Sie Ihren Kollegen endlich im Büro antreffen. Entscheidungen können schneller getroffen werden und das Dokument bleibt auf keinem Schreibtisch liegen oder geht verloren.
GoBD konform abgelegt!
Sind Drucker und Kopierer überhaupt noch zeitgemäß? Zusätzlich zu den Umweltbedenken gibt es bei dem Einsatz von Druckern und Kopierern auch organisatorische Mängel. Die GoBD (Stand 2019) und auch die steuerlichen Anforderungen schreiben vor, dass Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, in Dateiform zu verwahren sind. Sie müssen nicht ausgedruckt und abgeheftet werden.
Zeit und Platz sparen!
Können Sie sich zu 100% sicher sein, dass die Unterlagen wirklich komplett und rechtskonform abgeheftet bzw. aufbewahrt sind? Mit einem revisionskonformen Archiv können Sie das! Außerdem müssen Sie nun keinen Platz mehr für Aktenordner haben und auch keine Zeit mehr damit verschwenden nach Dokumenten zu suchen.
Digital verschicken!
Natürlich macht es nur Sinn eingehende Dokumente zu digitalisieren, wenn Sie auch die Dokumente, die Ihr Haus verlassen digital verschicken. Das geht deutlich schneller als mit der Post und ist günstiger. Dank Verschlüsselungstechnologien können heute auch vertrauliche Dokumente ohne Bedenken digital versendet werden. Und denken Sie an die CO2-Belastung die durch die Zustellung von der Post entsteht… ein weiterer großer Vorteil eines (fast) papierlosen Büros.
Flexibilität für die Mitarbeiter!
Dadurch, dass es mit Hilfe von Softwarelösungen heute möglich ist viele Prozesse digital zu organisieren und zu bearbeiten, können Sie Ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten oder Home-Office Arbeitsmodelle bieten. Einige Prozesse können sogar über eine App direkt per Smartphone erledigt werden, wie zum Beispiel Reisekosten einreichen, Urlaubsanträge stellen oder Statistiken einsehen. Dies ermöglicht einen besseren Einklang von Job und Privatleben und steigert die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter.
Ein weiterer Vorteil des (fast) papierlosen Büros: Weil Sie und Ihre Kollegen nun nicht jeden Morgen in das Büro fahren müssen, werden weniger Abgase ausstoßen. Das Auto kann stehen bleiben und Sie sparen Sprit.
Digitale Lösungen unterstützen Sie dabei nachhaltiger, sicherer und effizienter zu arbeiten!
Haben Sie Fragen? Oder möchten Sie mehr Informationen über diese Themen? Sprechen Sie uns bitte an!
Veröffentlicht: 14.01.2020