Die Top 5 Fehler bei einer Softwareeinführung

1. Die Softwareeinführung ist Sache der IT-Abteilung alleine

Dies ist besonders problematisch, wenn das Unternehmen eine eigene IT Abteilung hat. Denn: Software ist IT Sache und die anderen Abteilungen lassen meist dankbar die Finger davon. Aber, die IT-Abteilung kennt die Prozesse und Abläufe in den jeweiligen Abteilungen nicht. Es kann passieren, dass eine Software ausgewählt wird, die zwar alle technischen Anforderungen erfüllt, aber die Arbeitsabläufe nicht abbilden kann. So laufen Sie Gefahr, dass die Anwender nicht mit der Software arbeiten können oder wollen. Und das Potential der Software nicht vollständig ausgeschöpft wird. 

2. Die jeweilige Abteilung ist für die Softwareauswahl verantwortlich

So ist zwar sichergestellt, dass die Softwarelösung den Anforderungen der Anwender entspricht, aber nicht, dass sie mit den Anforderungen des gesamten Unternehmens sowie den andern Softwarelösungen (Finanzbuchhaltung und ERP-System) kompatibel ist. Die Anbindung zu den anderen Systemen in Ihrem Hause muss unbedingt bei der Softwareauswahl beachtet werden.

3. Vertragliche Rahmenbedingungen werden nur flüchtig besprochen

Spätestens, wenn es zu den ersten Problemen kommt, kann es ein böses Erwachen über die Kosten oder den nicht vorhandenen Service geben. Welche möglichen Folgekosten können entstehen? Welche Leistungen sind im Service des Dienstleisters enthalten? Die Supportleistungen müssen Sie von Beginn an genau prüfen und in die Softwareauswahl miteinbeziehen. Service und Support Ihres Dienstleisters sind erfolgskritische Faktoren bei der Softwareeinführung.

4. Es wird kein detaillierter Anforderungskatalog festgelegt

Die Anforderungen, die Sie an die Software haben, sind Ihnen bekannt. Sie haben bei der Softwarepräsentation auch gesehen, dass die Software diese Anforderungen erfüllt. Aber nichts destotrotz, sollten Sie unbedingt alle Anforderungen in einem Anforderungskatalog festhalten. Dieser sollte detailliert auf alle Prozesse und Abteilungen eingehen, die von der Einführung betroffen sind.

5. Es gibt keinen verantwortlichen Projektleiter

Eine Softwareeinführung berührt viele Bereiche eines Unternehmens. Es passiert schnell, dass alle mitmischen wollen, aber niemand offiziell verantwortlich ist. Das sind die besten Voraussetzungen dafür, dass ein Projekt nicht richtig zu Ende gebracht wird oder schiefläuft. Legen Sie eine Person fest, die für die Einführung der Softwarelösung verantwortlich ist und das gesamte Projekt begleitet.